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所有企業都面臨員工差旅費報銷的問題。一方面是員工多開票、開假票的現象時有發生,另一方面是管理層設置重重關卡,雙方斗智斗勇,這一現象差不多成了職場慣例。

5月29日,鑫源控股組織銷售團隊學習新的《差旅費管理辦法》,這份管理文件的核心在于公司將取消差旅費報銷中的審核環節,讓員工在規定額度內自主報銷。差旅開支作為企業的第二大可控成本,其規范和變革是企業管理升級的需要,同時也關系到企業的文化和人心。

5月29日,鑫源控股旗下SWM斯威汽車數十位銷售人員學習了新的差旅費管理辦法,除了閱讀書面文件,還有一個重要環節——宣誓,公司希望員工用自我約束來推進企業管理的突破。

嘗試:無人超市

今年年初,鑫源控股在廠區和員工宿舍區推出了一批無人超市,這些以小百貨銷售為主的超市24小時無人值守,而且無攝像頭監督,員工直接從貨架選取商品,按標價用手機或現金完成支付。

鑫源控股總裁助理余波介紹,鑫源控股在涪陵的制造基地設立了10個無人超市,陳列貨物總金額約4萬元。“在推出無人超市之初,管理層也有擔心,商品沒有任何監控,是否會出現商品大量被盜現象?公司董事長甚至撂下話,準備3個月拿出100萬來挑戰員工的良知。”

但無人超市最終的運營數據卻讓管理層收獲了一份大大的信心:以今年5月份統計為例,無人超市當月銷售5萬余元的貨物,損失約為700元,而且每月的損失額度都在下降。

推行:自主報銷

在順利實施無人超市后,鑫源控股緊接著開始醞釀推出差旅費報銷的改革。

差旅費歷來是企業管理中的一個“黑洞”,有企業管理專家曾深入研究了差旅費報銷過程中的問題,認為最突出的問題就是替代發票較為普遍:去河南出差,拿山東、北京的票來報銷;交通費用其它票代替;甚至有人二月份出差,卻拿三月、四月份的票來報銷……

差旅費報銷過程中的不規范,造成了企業管理中的灰色空間,一些員工利用程序漏洞謀取私利,有的常年在外出差的員工,在報銷環節獲得的私利甚至超過了工資。而公司為了堵住這個難以監管的漏洞,唯一的辦法就是組織龐大的審核體系,報銷簽字環節涉及到部門主管、財務主辦、財務分管領導等,流程復雜。

而鑫源控股新的差旅費管理辦法,將員工按照職級劃定報銷標準,由出差員工自行填報,直接取消了審核流程。

把員工的心軟化下來 培養正直誠信的價值觀

(鑫源控股董事長龔大興)


重慶晨報:公司為什么會考慮在差旅費方面做出改革?

鑫源控股董事長龔大興:企業要持續健康發展,員工與企業的關系是核心之一,如果處理不好,容易形成對立關系;如果處理好了,則會形成共振。

這幾年,管理層一直在摸索這項工作,做了很多嘗試。我們做了很多培訓,讓員工讀經典、寫家書。工廠傳統的管理強調的是監督,但我們越來越發現,企業真正有效的管理是善待員工,與員工打成一片,讓所有人真正主動發揮能動性,而這一切的前提是要將員工的心“軟化下來”。

我們試點了無人超市,我們內部叫“良知超市”,就是希望通過用坦誠和信任來啟迪員工的是非觀。超市試點結果讓我們很滿意,隨后啟動了差旅費報銷的改革。

每個企業都存在差旅費報銷的問題。比如員工到成都出差,公司規定一天的住宿報銷標準是260元,部分員工會認為這個費用無需節約,有的員工甚至想著如何將額度用滿,即使只住了160元的旅館,也會想方設法再找100元的假發票來沖賬。對于這種情況,管理者心知肚明,但又缺乏必要的手段,最后只得設計出復雜的審批流程。我們企業常駐在外的人員有數百人,公司一個月的機票費用在40萬元以上,如果逐一審核每張發票,要耗費巨大的精力。

重慶晨報:此次改革最大的亮點在哪里?

龔大興:我們參照同行業中上水平的報銷標準,對全國主要城市的酒店進行了研究,將員工的報銷標準平均提高了30%。在標準之內,員工可直接憑發票報銷,而不再需要繁瑣的3-4級審核。

例如員工去成都出差,我們的報銷標準是260元,員工實際住宿產生了260元,或者160元的費用,就自行填表報銷,沒有審核環節。我們在制訂這項改革時,就是充分體現對員工的信任,培養他們正直誠信的價值觀。

重慶晨報:由員工自主填報費用是否存在更大的管理風險和費用風險?

龔大興:這項改革的核心是充分相信員工,需要常年教育員工,培養員工正確的觀念。另一方面,我們對員工的出差理由、線路、時間,特別是效率都會有更嚴格的要求,公司對員工提供的發票后續會有一個抽查環節,一旦發現假發票或者虛假報銷,公司有一個明確的罰金制度,甚至會直接開除。

重慶晨報:企業希望達到什么目的?在哪些方面還存在改革空間?

龔大興:管理的難度是將員工的心管好,而要把心管好,前提就是互相信任。公司在管理上先向員工交心,我們希望所有人都能夠樹立“埋頭踏實做事,挺直腰桿做人”的價值觀。我們的愿景是成為值得信賴并受人尊重的企業,而只有每一個員工、每一個部門都做到了值得信賴并受人尊重,才能達成企業的最終目的。

無人超市、差旅報銷制度是我們階段性的試點,未來不排除在公司采購、工作時間考核等方面推行自我打卡、自我約束制度。


轉載/重慶晨報 記者/仇錚

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